¿Te suena la palabra “compliance” ? seguramente la has escuchado en redes sociales, en plataformas de búsqueda de empleo, en artículos o quizá en la empresa donde trabajaste o trabajas actualmente y si no lo has hecho te platicamos un poco más.

Compliance, palabra en inglés que significa cumplimiento y que da origen por primera vez en Estados Unidos en los años 70´s a lo que se le llamaría oficina de cumplimiento, cuyo objetivo fue cerrar los pagos y sobornos a los funcionarios de instituciones financieras y recuperar así la confianza en los negocios. Las oficinas de cumplimiento en sus orígenes y en la actualidad se refiere a un conjunto de procedimientos y buenas prácticas que las organizaciones adoptan con el fin de identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.

Las empresas pueden  adoptar distintos niveles de cumplimiento:

• Normas externas: Las que se le imponen a una organización. 
• Sistemas de control interno: Creados para garantizar el cumplimiento de normas externas
• Cumplimiento de normas internas: Establecidas por la organización.

Esta práctica tiene objetivos claros, es útil y de gran ayuda en empresas que lo han implementado exitosamente y al paso de los años la han madurado, pues los empleados lo adoptan como una práctica natural y con grandes resultados para la empresa.

Por otro lado, Implementar una oficina de cumplimiento es un proceso que debe llevarse con mucho cuidado, pues una inadecuada implementación puede dar resultados inesperados y no deseados, afectando entre muchas cosas el clima organizacional. 

Recuerda que los empleados son los principales receptores de buenas o malas experiencias ante la implantación de nuevas prácticas, un proceso de gestión del cambio es clave para un tema tan importante como lo es el compliance. 

• Define objetivamente el alcance, objetivo y funciones de la oficina de cumplimiento, así como sus representantes.
• Comunica a los empleados la manera en que opera y sus objetivos principales.
• Establece con claridad los canales de comunicación y denuncia.
• Respeta en todo momento la confidencialidad, garantiza la confianza de los usuarios.
• Lleva a cabo las sanciones y acciones establecidas por la oficina de cumplimiento sin excepción alguna.

La oficina de cumplimiento debe ser un organismo que vele por el cumplimiento de las buenas prácticas internas o externas, basado en la transparencia, confidencialidad y credibilidad de los usuarios, esto hará que no sea vista como un medio de cacería de brujas o peor de exhibición de los denunciantes y denunciados.

imagínate una oficina de cumplimiento en donde el denunciado, sabe quien lo denunció – es imposible no pensar que el denunciado tendrá emociones negativas hacia el denunciante y probablemente represalias- y luego, el denunciante perderá credibilidad ante la oficina de cumplimiento porque no se respetó su confidencialidad y si le sumamos un poco más de dramatismo, finalmente la oficina de cumplimiento decidió no tomar acciones ante el denunciado aún cuando las evidencias eran claras.

Por supuesto que estos escenarios y posibilidades impactarán negativamente en el clima organizacional y corregirlos costará mucho tiempo, pues la gente pierde ante todo, credibilidad en la oficina de cumplimiento. Pero ¿Qué tal si el escenario es el contrario? Seguros estamos que los resultados y beneficios serían de gran beneficio para empleados y empresa.

Adopta prácticas que realmente puedas implementar y cumplir, no solo por moda, en Craft Talent siempre podremos ayudarte.